Mesurer le temps de travail des Cadres Extrait de Social Pratique - N°328 – 10 septembre 2000

Les ingénieurs, cadres et techniciens de la CGT

Le temps de travail des salariés doit être précisément décompté, et ce d'autant plus scrupuleusement que ces derniers seraient soumis à un horaire non-collectif. Il s'agit, dans ce dernier cas, d'une obligation de résultat et non de moyens : l'employeur reste libre de la méthode choisie. Le décompte doit permettre d'établir des relevés véridiques, fiables et accessibles par le salarié, l'inspecteur du travail et les représentants du personnel.
La question du décompte, que ce dernier soit en heures ou en jours, revêt donc une grande importance. Elle incite l'entreprise et les salariés à s'interroger à la fois sur ce qu'ils vont décompter, mais aussi sur les instruments qu'ils utiliseront. Pour mener à bien un processus de réduction du temps de travail, il est indispensable de définir et de qualifier les différents temps de présence des cadres.
La mise en place d'outil de décompte du temps de travail effectif des cadres (que ce décompte soit en heures ou en jours) s'impose à toutes les entreprises. Concernant plus particulièrement les forfaits annuels en heures ou en jours, on rappellera qu'une réduction effective du temps de travail des salariés concernés est obligatoire. A ce titre, la loi impose que des outils de suivi du nombre d'heures effectuées ou de la charge de travail assumée, soient mis en place par l'employeur. Dans tous les cas, cette démarche nécessite certainement au préalable une réflexion en profondeur sur ce qu'il conviendra concrètement de décompter (heures) ou de mesurer (jours/objectifs).

Définir et mesurer le temps de travail effectif des cadres

Le temps de travail effectif est celui pendant lequel « le salarié est à disposition de l'employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles » à l'exclusion des temps consacrés à une activité pour le compte du salarié, ou des temps d'inaction où il reste maître de son temps (c. trav„ art. L. 212-4). Cette définition, issue des lois Aubry, est conforme à la jurisprudence de la Cour de cassation forgée ces dernières années et n'a donc pas modifié le droit applicable.

Comment identifier le temps de travail effectif des cadres ?
La définition du temps d" travail effectif est une notion « fonctionnelle » : elle doit être appréciée au regard des faits. L'administration et les magistrats apprécient au cas par cas à quel moment le salarié est à la disposition de l'employeur, participe à l'activité de l'entreprise et se conforme à ses directives, et à quel moment le salarié n'est astreint qu'à une simple présence et est libre de «r vaquer à des occupations personnelles ».
Même si te Code du travail ou une disposition conventionnelle excluent expressément certains temps (pauses, repas, trajets...) du temps de travail effectif, les juges ou l'inspecteur du travail apprécieront, en fonction des faits, si ces temps correspondent bien à un temps de repos. S'il apparaît en fait que le salarié se trouve à ces moments « à la disposition de l'employeur pour participer à l'activité de l'entreprise », ces périodes seront requalifiées en temps de travail effectif et leur paiement pourra être exigé (la prescription étant quinquennale en matière de salaire, ce paiement pourra être exigé pour les cinq dernières années).
Reste que le temps de travail effectif ne coïncide pas forcément avec la rémunération des temps de présence : certaines périodes, bien que ne correspondant pas à du travail effectif, peuvent éventuellement être rémunérées en application de dispositions légales ou de clauses conventionnelles ou contractuelles plus favorables (ex : congés ou pauses payées). Différents articles du Code du travail assimilent des temps non travaillés à du temps de travail effectif. Selon l'objectif recherché par ces articles, les temps non travaillés sont assimilés à du temps de travail effectif, soit pour la détermination des droits aux congés payés, soit pour la détermination des droits liés à l'ancienneté, soit pour le décompte de la durée du travail et, notamment pour le calcul des heures supplémentaires (voir supplément n° 322 du 10 mai 2000. p. 20). Par ailleurs, l'accord collectif ou le contrat de travail peuvent décider de qualifier volontairement une pause ou une période de repos de temps de travail effectif, et choisir de le décompter pour déterminer l'horaire de travail et la rémunération. Il convient donc de bien distinguer le temps de travail effectif (décompté) des différents temps payés.

Identifier et isoler le temps de travail effectif conduit à se poser de multiples questions :

• Quels sont les temps de présence des salariés (temps productif, pauses, déplacements et transports, astreintes, formation, travail hors les murs...) ?
• Quelle est la nature juridique de ces temps : temps de travail effectif ou simple temps de présence, temps contraint, sujétions particulières ?
• Qu'est-ce qu'une journée, ou une demi-journée de travail pour un cadre en « forfait jours » ?
• Quelles sont les dispositions ou pratiques encadrant ces temps (paiement, assimilation à du temps de travail effectif, contreparties...) ? Quelle est la source juridique de ces dispositions (convention de branche, accord d'entreprise, contrat de travail, usage, dérive...) ?

Les réponses à ces questions sont délicates. En effet, la frontière entre le temps de travail effectif et le temps de repos est parfois difficile à établir. La qualification de certains temps (pauses, déplacements, trajets domicile/client, veilles, auto-formation, temps d'attente...) nécessitera sans doute une concertation ou mieux, une négociation. Les règles ainsi négociées établiront dans quelle mesure il convient de tenir compte ou non de ces temps dans le décompte du travail effectif.

Respecter les temps de repos

Les critères qui permettent de distinguer le temps de travail effectif du simple temps de présence sont bien établis En revanche, ni le législateur, ni les juges ne se sont encore clairement prononcés sur la définition précise des temps de repos. Or, les obligations de repos minimum sont applicables à tous les cadres, qu'ils soient gérés en heures ou en purs.

Qu'est-ce qu'un temps de repos ?

En principe, les temps de repos doivent être des périodes dont les salariés peuvent jouir en dehors de toute contrainte. C'est un droit pour le salarié et une obligation d'ordre public pour l'employeur. La Cour de cassation s'oriente d'ailleurs vers la reconnaissance d'un véritable droit au repos et à la vie familiale, applicable à tous, et exige que les repos quotidiens, hebdomadaires et les congés annuels soient scrupuleusement respectés y compris pour les cadres. Ce droit « de mener une vie familiale normale », inspiré de l'article 8 de la Convention européenne des droits de l'Homme et des libertés fondamentales, a été érigé comme principe général du droit à valeur constitutionnelle par le Conseil d'État (CE 8 déc. 1978, Rec. p. 493) et repris par la Cour européenne des droits de l'homme dans deux arrêts du 21 juin 1988 (Berrehab) et du 18 février 1991 (Moustoquim). Le droit constitutionnel au repos et aux loisirs (onzième alinéa du Préambule de la Constitution de 1946) a. par ailleurs, été rappelé par le Conseil constitutionnel dans sa décision n° 99423 DC du 13 janvier 2000.
L'ensemble des juridictions françaises convergent donc dans un souci de protection et de garantie de ces droits. Il convient donc de rester prudent quant aux repos auxquels les cadres peuvent prétendre.

Quelles sont les obligations de repos applicables aux cadres ?

Les dispositions légales qui imposent une durée minimum de 11 heures de repos quotidien entre deux journées de travail (c. trav., art. L. 220-1), 35 heures de repos hebdomadaire (c. trav.. art. L. 221 4) et une pause de 20 minutes au minimum dès que le travail quotidien atteint 6 heures de travail effectif (c. trav., an. L. 220-2), ne prévoient aucune dérogation à ces repos minima pour les cadres (voir supplément n° 320 du 10 avril 2000. n* 8 et s.). La loi impose d'ailleurs, concernant les conventions de forfait en jours, que l'accord collectif qui les fonde prévoit les modalités selon lesquelles l'employeur s'assurera de la prise de ces repos
La difficulté est évidemment plus grande lorsque ces derniers échappent au décompte en heures de leur temps de travail effectif. Comment décompter des heures de repos alors qu'il est par nature impossible de décompter des heures de travail.

En pratique, les entreprises soudeuses de cette question se sont orientées vers deux solutions, parfois combinées, mais qui restent souvent insatisfaisantes :

• la fermeture autoritaire des locaux 11 heures par jour au minimum. Cette solution a au moins l'avantage de l'efficacité pour le personnel sédentaire.
• l'auto déclaration des temps de repos. Cette option permet de répondre, au moins juridiquement, à l'obligation légale. Elle ne résistera pourtant pas longtemps à un litige individuel avec le cadre concerné.

D'autant que pour considérer que les temps de repos ont été respectés, aucun temps de travail, aucune sujétion ne doit pouvoir être imposé implicitement ou explicitement au salarié durant cette période (déplacements, travail à domicile...). L'acceptation ou le volontariat du salarié ne permet pas d'échapper à cette règle en dehors des cas de dérogation expressément prévus par la loi (c trav., art. L. 200-1, D. 220-1 et s., L. 221-11 et s.) qui peuvent par exception ramener la durée du repos à une limite incompressible de 9 heures (voir supplément n° 320 du 10 avril 2000, n° 9). La Cour de cassation a déjà indiqué qu'un employeur ne peut considérer s'être acquitté de l'obligation de repos hebdomadaire si le salarié était en astreinte, même s'il n'a pas eu à intervenir durant cette période (Cass. soc., 7 janv. 1988, n~ 8S-44.440 et 85-44.441, Peltier c/Association Entraide universitaire). Cette logique peut probablement être étendue à la plupart des temps « contraints ».

Identifier et compenser les temps contraints

Comment identifier et compenser les temps contraints ?

Une fois le temps de travail effectif clairement défini et isolé, restera un certain nombre de temps contraints (habillage, astreintes, déplacements professionnels hors temps de travail, découchage...). Ces derniers, bien que n'étant pas assimilables au temps de travail effectif ne sont pas nécessairement de véritables temps de repos. Ces temps contraints dont le mode d'organisation doit être précis, doivent nécessairement donner lieu à une compensation négociée (cass. soc., 9 déc. 1998, n' 96-44.789, Taxis c/Sté Brink's). La loi laisse sur ce point une totale liberté aux partenaires sociaux : la compensation peut donc être forfaitaire, proportionnelle, en nature, en temps, voire symbolique si la contrainte imposée au salarié l'est aussi. Dans le cas où la compensation prend la forme d'un repos, celui-ci vient s'imputer sur le temps de travail effectif du salarié : en pratique, le salarié bénéficiera d'un repos rémunéré.

C'est le cas, par exemple, de l'astreinte qui n'est, selon la jurisprudence de la Cour de cassation, ni un temps de travail effectif, ni un repos (cass. soc., 4 mai 1999, n° 96-43.037, Dinoto c/Sté Ambulances bourguignonnes) mais une période durant laquelle l'employeur demande au salarié de rester à proximité de l'entreprise, en dehors de son horaire normal de travail, pour répondre à une éventuelle intervention urgente (c. trav., art. L. 212-4 bis).

Certains de ces temps contraints (comme l'astreinte,) sont encadrés par la loi. A défaut (déplacements, repas professionnels, séminaires, découchage...), il est prudent de les encadrer par accord collectif, afin, notamment de prévoir des compensations adaptées.

Qu'est-ce qu'une astreinte ?

L'astreinte fait précisément partie de ces temps contraints, qui bien qu'exclus du temps de travail effectif ne peuvent pour autant être assimilés à du temps de repos. Dès lors, il faut s'assurer que le salarié en astreinte a pu, par ailleurs, satisfaire son droit au repos quotidien ou hebdomadaire.
Durant de nombreuses années la pratique des astreintes, bien que très développée dans les entreprises, et notamment pour les cadres, ne faisait l'objet d'aucun régime légal. A défaut de définition légale, les astreintes pouvaient être instituées conventionnellement ou contractuellement (c. trav., art. L. 212-2).
Leur pratique était cependant déjà encadrée par la jurisprudence, la Cour de cassation estimant que « constitue notamment une astreinte et non un temps de travail effectif, l'obligation pour un salarié de demeurer à son domicile ou à proximité en vue de répondre à un appel de son employeur pour effectuer un travail au service de l'entreprise » (cass. soc., 3 juin 1998, n° 96-42.455, Epoux Luibin c/SA Giraudet emballages ; Cass. soc., 9 déc.l998, n" 96-44.789, Taxis c/Brink's).
C'est précisément de cette jurisprudence que le législateur s'est inspiré pour définir et encadrer le régime des astreintes (c. trav., art. L. 212-4 bis nouveau). La loi dispose désormais qu'une période d'astreinte « s'entend comme une période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, a l'obligation de demeurer à son domicile ou à proximité afin d'être en mesure d'intervenir pour effectuer un travail au service de l'entreprise ». Le « niveau de responsabilité dans l'entreprise » n'a pas d'incidence sur la qualification de l'astreinte. Autrement dit, le service d'astreinte ne fait pas partie inhérente des fonctions du personnel d'encadrement (Cass. soc., 16 déc. 1998, n" 96-42.102, SARL Dhieux c/Lecuru).
Si, pendant la période d'astreinte le salarié effectue, sous les directives de son employeur une tâche quelconque et « participe à l'activité de l'entreprise » (ex : surveillance, gardiennage), ou s'il reste en permanence à la disposition de l'employeur (ex : astreinte de nuit sur le lieu de travail), il ne s'agit plus d'une astreinte mais bien d'un temps de travail effectif (Cass. soc., 7 avr. 1998, n' 95-44.343, Association de Lestonac c/Lairocan ; Cass. soc., 28 oct. 1997, n" 94-42.054, nazie c/Comité d'établissement des Avions Marcel Dassault-Bréguet ; Cass. soc., l" mars IÜ95, n° 91-42.162, Epoux Luibin c/SA Giraudet emballages et Cass. soc., 15 févr. 1995, n' 91-41.025, Dulac et Kriegel c/Association Maison de retraite St Martin). L'astreinte est donc une période de temps à part qui n'est, selon la jurisprudence de la Cour de cassation, ni un temps de travail effectif, ni un repos (Cass. soc., 4 mai 1999, n° 9643.037, oinoto c/Sté Ambulances bourguignonnes). L'employeur garde donc la possibilité de recourir aux services du cadre, même lorsque celui-ci a terminé son horaire de travail. Le cadre n'est pas tenu de travailler mais seulement d'attendre un hypothétique appel. Évidement, dès que le cadre sous astreinte est appelé pour une intervention, le temps consacré à ce travail doit être considéré comme une période de travail effectif et être décompté comme telle.

Comment concilier astreinte et temps de repos ?

L'astreinte est un temps contraint qui ne peut être strictement assimilé à du temps de repos. Dès lors, il faudrait considérer qu'un salarié d'astreinte durant toute une nuit ou une fin de semaine n'a pas pu satisfaire son droit au repos quotidien ou hebdomadaire. Il ne pourrait en principe pas reprendre le travail à l'issue de l'astreinte. Cependant, la circulaire d'application de la loi du 19 janvier 2000 admet sur ce point une certaine tolérance. Elle estime que « la position d'astreinte sans intervention durant une période de repos ne constitue pas, en tant que telle une infraction aux règles relatives au repos quotidien ou hebdomadaire. Il convient cependant de souligner que cette situation ne doit pas conduire à ce qu'un même salarié soit systématiquement placé en situation d'astreinte durant des périodes de repos ».
En l'absence de disposition légale claire sur ce point et malgré la relative tolérance admise par l'administration, il faut donc rester prudent sur cette question et sur ces pratiques.
En tout état de cause, le salarié amené à intervenir durant son astreinte, interrompt inévitablement son temps de repos. Dans ce cas, au moins, il faudra impérativement s'assurer que le salarié a pu, avant ou après cette interruption, bénéficier d'un nombre d'heures de repos consécutives au moins égal au minimum légal .

Comment mettre en place une astreinte ?

La loi prévoit que la mise en place des astreintes et les modalités de leur fonctionnement et de leur compensation doivent être prévues par : une convention ou un accord collectif étendu ;

• ou un accord d'entreprise ou d'établissement ; ou, à défaut d'accord, par décision unilatérale de l'employeur après information et consultation du comité d'entreprise (ou en l'absence de comité d'entreprise, des délégués du personnel s'il en existe), et après information de l'inspecteur du travail. Quelle compensation à l'astreinte ?II

• appartient à ces conventions ou accords collectifs (ou, à défaut, à l'employeur après information et consultation des représentants du personnel et de l'inspecteur du travail) de fixer la compensation des astreintes, sous forme financière ou sous forme de repos. En effet, l'astreinte n'étant pas un temps de repos, mais un temps contraint, le salarié doit percevoir une rémunération (Cass. soc., 9 déc. 1998, n° 96-44.789, Taxis c/s«é Brink's). Cependant, elle n'a pas nécessairement à être rémunérée comme, du temps de travail effectif (Cass. soc., 4 mai 1999, n° 96-43.037, Dinotoc/Sté Ambulances bourguignonnes). Cette compensation est due, quel que soit le niveau de responsabilité du salarié dans l'entreprise, y compris par conséquent aux cadres.

La loi laissant une totale liberté pour fixer la compensation des astreintes, celle-ci peut être forfaitaire, proportionnelle, en nature, voire symbolique si la contrainte imposée au salarié l'est aussi. Dans le cas où la compensation prend la forme d'un repos, celui-ci vient s'imputer sur le temps de travail effectif du salarié : en pratique, le salarié bénéficiera d'un repos rémunéré.

Quelle programmation de l'astreinte ?

Dans tous les cas, la programmation individuelle des périodes d'astreinte doit être portée à la connaissance de chaque salarié concerné quinze jours à l'avance. En cas de « circonstances exceptionnelles » (à définir dans l'accord), le salarié doit impérativement être averti au moins un jour franc à l'avance.
En fin de mois, l'employeur doit remettre à chaque salarié concerné un document récapitulant le nombre d'heures d'astreinte effectuées par celui-ci au cours du mois écoulé ainsi que la compensation correspondante. Ce document, qui est tenu à la disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail, est conservé pendant un an.

Concevoir des outils de décompte du temps adaptés aux cadres

Une fois réalisé ce diagnostic du temps de travail effectif, assuré aux cadres l'effectivité de leurs repos et négocié les modalités de prise en compte des temps contraints, il convient de déterminer les modalités et l'outil du décompte de ces temps.
Les obligations de l'employeur en matière de contrôle et de décompte des horaires ont été fixées et précisées par la loi Aubry II et ses décrets d'application. Les modalités de contrôle du temps de travail sont différentes selon que les salariés sont occupés selon un horaire collectif, un horaire individuel ou en application d'un forfait en jours.

Horaire collectif

Qu'est-ce que l'horaire collectif ?

• L'horaire collectif est l'horaire qui est appliqué uniformément à une collectivité déterminée (ensemble des salariés d'un établissement, d'un atelier, d'un service...). Plusieurs horaires collectifs différents peuvent cependant coexister sur un même site. En outre, l'horaire collectif peut revêtir des formes très différentes (horaire fixe, équipes, cycle, modulation...). Les cadres dits « intégrés » visés par l'article L. 212-15-2 du Code du travail sont par définition occupés selon l'horaire collectif de leur équipe. Ils sont donc concernés par ces règles. Quelles sont les modalités de contrôle de l'horaire collectif ?L'horaire collectif doit impérativement :être soumis au comité d'entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel (c. irav., art. L. 432-3) ;être communiqué à l'inspecteur du travail ;être affiché sur les lieux de travail où il s'applique.
  Toute modification de l'horaire est soumise à la même procédure : les heures supplémentaires, qui constituent une modification de l'horaire collectif, imposent - sauf urgence - un affichage préalable et la transmission de l'horaire modifié à l'Inspecteur du Travail. Si elles sont effectuées de manière individuelle, elles doivent être décomptées selon les règles applicables pour les salariés régis par un horaire individuel .
  Certains types d'aménagement du temps de travail nécessitent des modalités d'affichage spécifiques :
• équipes successives (relais ou roulement) : affichage de la composition des équipes ou tenue d'un registre constamment tenu à jour et à disposition de l'inspecteur du travail et des représentants du personnel ;
• cycle : affichage du nombre de semaines du cycle et de la répartition des horaires ;
• modulation : affichage du programme indicatif de modulation ou notification individuelle en cas de programmation individuelle. En cas de modification du programme, affichage (ou notification) du programme modifié dans le respect du délai de prévenance. En fin de période (ou au départ du salarié de l'entreprise), remise à chacun des salariés d'un document annexé au bulletin de paie mentionnant le total des heures effectuées depuis le début de la période de modulation afin que le respect de la moyenne hebdomadaire puisse être contrôlé.

Horaires individuels

Que sont les horaires individuels?

Sont désignés par ces termes, les horaires individualisés (horaires variables), le travail à temps partiel, ou les horaires nominatifs fixés pour des salariés particuliers. Ces règles concerneront donc l'ensemble des cadres dont le temps de travail est géré en heures, qu'ils bénéficient ou non d'un forfait d'heures supplémentaires hebdomadaire, mensuel ou annuel (c. trav„ an. L. 212-15-3) et par extension aux non cadres itinérants. Elles peuvent également concerner les cadres « intégrés » dans une équipe occupés en horaires variables

Quelles sont les modalités de contrôle des horaires individuels ?

Lorsque les salariés sont employés selon des horaires individuels ou individualisés, l'employeur doit tenir pour chaque salarié un double décompte :

• un décompte quotidien : nombre d'heures de travail effectif ou heures de début et de fin de travail et détail des pauses ;
• un décompte hebdomadaire : nombre d'heures de travail effectif.

  Aucune forme n'est imposée pour ce décompte (automatique, informatique, manuelle") qui peut même être tenu par le salarié lui-même. Cependant, dans tous les cas, l'employeur reste responsable de la bonne tenue des décomptes. La seule obligation est donc une obligation de résultat : ce décompte doit être « fiable et infalsifiable » (C. trav., art. L. 212-1-1).
  En pratique, cette exigence interdit des décomptes forfaitaires de temps de travail ou de temps de pause et toute manipulation à posteriori des états (écrêtages, suppression d'heures...).
  La chambre criminelle de la Cour de cassation a d'ailleurs eu récemment l'occasion de préciser l'étendue de cette obligation de décompte. Dans cette affaire, l'employeur n'enregistrait que les heures d'entrée et de sortie de l'entreprise dont il retranchait le temps théorique affecté à chaque salarié pour les coupures et pauses. La Chambre criminelle rappelle très clairement que l'employeur se doit de décompter, au-delà de l'amplitude de la journée de travail, les périodes effectives de coupures et de pauses (Cass. crim-, II janv. 2000, n° 99-80.229, Delplanque).
  Enfin, il est nécessaire de s'assurer que le salarié, l'inspecteur du travail et les représentants du personnel puissent avoir un accès direct et facile à l'information. Les documents de décompte devront être conservés un an.

Cadres en jours

Quelles sont les modalités de contrôle du temps de travail des cadres en forfait jours ?

Les modalités de décompte du temps de travail des cadres en jours doivent nécessairement être précisées par accord collectif. Celles-ci sont libres, les partenaires sociaux n'étant soumis qu'à une obligation de résultat. Les documents qui seront établis dans l'entreprise ou l'établissement afin de comptabiliser le nombre de jours de travail effectués devront être tenus à la disposition de l'inspecteur du travail, pendant une durée de trois ans.
En outre, chaque année doit être récapitulé le nombre de journée ou demi-journées travaillées. Ce récapitulatif permettra ainsi de contrôler la réalité de la réduction du temps de travail, et le non-dépassement du forfait annuel (au maximum 217 jours). *

Mettre en place le décompte

Quelle que soit la situation (horaires collectifs ou individuels, décompte en heures ou en jours), l'enjeu du décompte du temps de travail réside dans la fiabilité de l'outil choisi et sa capacité à restituer fidèlement le temps de travail effectivement réalisé (hors temps de repos et temps contraints).

Quelles sont les étapes et conditions essentielles à la mise en place du décompte ?

• Un état des lieux critique (avantages, limites, inconvénients...) est nécessaire. Il permettra de ménager une cohérence de l'outil envisagé avec les pratiques existantes.
• Une conformité juridique de l'outil choisi.
• Pour assurer la crédibilité et la véracité du décompte, il est indispensable de soigner l'outil lui-même (écrans de saisie, formules de calcul, circuit d'information, modalités de validation et de contrôle, modalités de « stockage »...) et les procédures qui lui seront attachées (définition des responsabilités et rôles de chacun, codification des procédures, instances d'arbitrages éventuels, connexion avec les aspects administratifs de gestion des congés, des récupérations, de paie...).
• Pour être une pratique vivante, le décompte doit également « rendre service "aux acteurs. La saisie, le traitement, l'analyse du décompte doivent apporter une valeur ajoutée aux différentes parties prenantes du processus. Les salariés pour les aider a maîtriser leur temps ; les hiérarchiques, pour exercer le contrôle, mieux planifier et anticiper sur la gestion de la charge de travail ; la fonction RH, pour répondre à des obligations légales et faciliter ses processus de gestion administrative ; les organisations syndicales, pour exercer au mieux leur rôle de suivi des pratiques ; l'entreprise, pour dégager les pistes d'une optimisation de son fonctionnement. Il faut pour cela que la procédure choisie soit légère, conviviale, modulable, probablement très décentralisée, et qu'elle soit développée sur des supports modernes.

  Si l'instrumentation du décompte du temps relève le plus souvent du pouvoir unilatéral de gestion de l'employeur, il apparaît néanmoins nécessaire d'en déterminer les modalités générales par des voies plus concertées, voire négociées afin d'en assurer la légitimité. Rappelons d'ailleurs que les modalités de décompte des journées et des demi-journées travaillées ou de repos des cadres en « forfaits jours » doivent légalement être fixées par accord collectif.

Quelles sont les modalités de décompte possibles ?

Si, le décompte du temps de travail des cadres en horaire collectif pose peu de problèmes, il n'en n'est pas de même concernant les cadres occupés selon un horaire individuel ou individualisé et pour les cadres en jours. En effet, l'identification du temps de travail effectif de ces salariés reste délicate.

La loi n'imposant aucune forme pour ce décompte, l'entreprise est juste tenue d'une obligation de résultat. Dès lors, plusieurs alternatives, la plupart du temps combinables, se présentent :

• Décompte brut, décompte net
  Le relevé des heures d'arrivée et sortie (décompte brut) est apparemment la solution la plus simple. Elle présente l'avantage de pouvoir être automatisée (pointeuse, horodateur...) mais ne permet de décompter que le temps de présence des salariés. Lorsque, les salariés concernés ne disposent que d'une pause déjeuner bien identifiée et que leur temps de présence correspond de fait au temps de travail effectif, cette solution peut sans doute être retenue. Dans le cas contraire, le relevé des temps de présence, qui seront présumés constituer un temps de travail effectif, peut amener à une inflation injustifiée des heures de travail décomptées.
  Le décompte des temps de travail effectif (décompte net) est certainement la solution la plus fine. Elle consiste à identifier les temps de travail effectifs au sein de la journée, en ayant soin d'en retrancher les temps de pause ou de repos.
• Décompte déclaratif ou auto déclaratif
  Le décompte peut être confié à un hiérarchique, ce qui présentera l'avantage (supposé) d'une plus grande fiabilité mais ne pourra être envisagé que pour des organisations dans lesquelles les salariés suivent des horaires homogènes, bien établis et relativement programmés. Le manager pourra alors se contenter de pointer les « anomalies » par rapport aux horaires programmés.
  Le décompte peut être confié au salarié lui même. Cette option, très adaptée aux cadres dont les horaires sont difficilement programmables ou très variables impose cependant un important effort de clarification et l'acceptation de règles du jeu communes et partagées tant sur la qualification des temps (pauses, trajets, transports, repas, formation, travail à domicile ou hors les murs...) que sur les repos minima qui doivent en tout état de cause être respectés (20 minutes au bout de 6 heures de travail effectif consécutives, 11 heures entre deux journées de travail et 35 heures de repos hebdomadaire). Elle suppose surtout une grande confiance mutuelle, ou au moins la conviction partagée d'un intérêt commun. Cela explique que cette méthode soit souvent réservée à des catégories de salariés relativement autonomes et responsables.
• Décompte automatique, informatisé ou manuel
  Le décompte peut être confié à un automate (pointeuse, badgeuse...), en général situé à l'entrée des lieux de travail, leur emplacement pouvant être sujet à débat. Il renvoie alors nécessairement au temps de présence du salarié dont seuls pourront être déduits les temps de pause ou de repos très clairement identifiés (pour lesquels les salariés pourront « débadger »). Il renvoie également à un décompte auto-déclaratif puisque c'est au salarié que revient la responsabilité de badger et de débadger (ou de ne pas le faire) et de justifier les anomalies de pointage (déplacements, absences...). Ce type de décompte présente l'inconvénient majeur de déresponsabiliser le plus souvent la hiérarchie directe qui consulte peu ou pas les états, destinés en général à la gestion du personnel pour le traitement de la paie.
  Le décompte peut aussi être manuel ou informatisé, et donner lieu à un acte réfléchi et volontaire. Il ne s'agit plus alors d'un simple constat (heure d'arrivée/heure de départ) mais d'un décompte plus fin du temps de travail effectif de la journée qui peut se limiter à une approche quantitative (nombre d'heures et de minutes) ou s'accompagner d'une analyse qualitative (affectation des temps à des tâches et missions déterminées). En effet, dans un processus de réduction et de réorganisation du temps de travail, il ne suffit pas de connaître le volume des horaires ; il est également indispensable de s'interroger sur l'utilisation de ces heures et sur les activités quotidiennes des salariés. Ce type de décompte peut également être simplifié par l'inscription d'une valeur par défaut (durée de référence de la journée) qu'il appartiendra au salarié de « corriger » lorsqu'il la dépasse ou lorsqu'il s'absente.
• Le décompte contrôlé a priori ou a posteriori
  Les résultats du décompte opéré seront, selon les modalités retenues, contrôlables a priori (décompte par le manager) ou a posteriori (décompte auto déclaratif). Dans ce dernier cas, la véracité du décompte du salarié est présupposée. Cependant, un contrôle régulier de ses déclarations doit permettre un suivi constant et individualisé des horaires. En cas de dépassements horaires trop importants ou répétitifs, la hiérarchie devra revoir l'organisation collective et/ou individuelle du travail a l'origine de cette « surconsommation » du temps.
  En pratique, les entreprises optent le plus souvent pour des modes de décompte auto déclaratif dans la mesure où cette démarche paraît à la fois respectueuse de l'autonomie des cadres, de la notion de temps de travail effectif (par opposition avec le décompte du temps de présence) et des obligations légales de suivi des temps. Ce type d'outil présente également l'avantage de permettre aussi bien le décompte du temps en heures qu'en jours. Mais rien ne s'oppose à ce que plusieurs outils coexistent, dès lors que les solutions retenues sont fiables, légères et ergonomiques.

Mesurer et suivre la charge de travail des cadres

il suffit pas en général de connaître le volume des horaires ou des jours de travail pour organiser et optimiser l'activité. Il est également indispensable de s'interroger sur l'utilisation de ces heures ou de ces jours et sur les activités des salariés. Cette analyse permettra l'organisation et la programmation des temps de travail et des temps de repos.

Comment passer d'un décompte quantitatif à un décompte qualitatif du temps ?

Dans le cas de convention de forfait en jours, l'accord collectif doit impérativement définir « les conditions de suivi de l'organisation du travail, de l'amplitude des journées d'activité et de !a charge de travail qui en résulte ». Ce suivi est conçu par le législateur comme le seul indicateur fiable de la réalité de la réduction du temps de travail des cadres, condition sine qua non de la validité desdits forfaits.
A cet effet, l'outil de décompte du temps de travail peut, au-delà de l'obligation réglementaire qui reste strictement quantitative, intégrer une dimension qualitative. Obligation juridique incontournable, le décompte du temps de travail peut alors devenir un outil et un indicateur très efficace de l'organisation.
Au-delà du simple constat, les décomptes pourront être analysés afin d'identifier les dysfonctionnements (le plus souvent collectifs) qui sont à l'origine des dépassements individuels :

• tâches périphériques ne relevant pas de la mission directe du cadre ; - activités parasites » générées par une organisation collective défectueuse ;
• temps collectifs (réunions, séminaires...) dont le rapport qualité/temps est parfois très faible.

Comment passer d'un outil de décompte du temps à un outil de gestion de l'activité ?

Au terme de cette analyse, une réflexion sur les réorganisations possibles peut s'ouvrir de façon plus pragmatique :

• clarification des missions et des tâches ;
• identification des priorités ;
• délégation des tâches périphériques ou annexes et/ou mutualisation des compétences ;
• organisation de formations à la gestion du temps
• réduction des horaires d'ouverture des locaux ;
• valorisation et/ou encadrement des temps d'auto formation ;
• allégement des programmes d'activité ;
• allégement des procédures internes ;
• mise en place d'organisations par projet dans lesquelles sont clairement identifiés les participants, leurs tâches respectives, les actions prioritaires, les échéances et les critères d'évaluation de cette réalisation ;
• remise en cause de la disponibilité permanente comme critère d'efficacité et de motivation ;
• mise en place d'entretiens individuels de suivi des salariés les plus « débordés » ;
• respect d'un principe d'autonomie dans la gestion des emplois du temps (éviter les « réquisitions » par les supérieurs hiérarchiques).